Construire une cartographie des risques efficace en EHPAD, ESAT, IME…
Les associations du secteur du handicap doivent conjuguer qualité des prestations, suivi réglementaire et coordination entre plusieurs établissements et services. L’enjeu est double : garantir la sécurité et le bien-être des personnes accompagnées tout en facilitant le travail des équipes, souvent dispersées sur près de 50 établissements.
C’est dans ce contexte que cette association, gérant plusieurs établissements et services, a choisi le logiciel MS Qualité. L’objectif était clair : centraliser la démarche qualité, harmoniser les pratiques entre sites et disposer d’un outil unique capable de suivre les événements indésirables, les plans d’action, les évaluations, les enquêtes et la documentation réglementaire.
Zoom sur les propos de la responsable qualité de l’association.
« Au quotidien, MS Qualité nous permet de centraliser l’ensemble de notre démarche qualité au sein d’un seul outil. »
Dès le déploiement, l’accompagnement de GePI Conseil a permis à l’association de structurer progressivement ses processus, module par module, et de répondre aux exigences réglementaires tout en s’assurant que les équipes puissent adopter l’outil de façon efficace.
Note attribuée pour le déploiement : ⭐⭐⭐⭐ ★
Le logiciel avait été acquis quelques années auparavant, mais son utilisation était limitée et le déploiement n’était pas optimal sur l’ensemble de l’association. Depuis la reprise du projet, l’association a relancé le déploiement, module par module, accompagnée par GePI Conseil.
« Nous reprenons tout, module par module, et nous découvrons progressivement comment bien utiliser MS Qualité. »
L’accompagnement est jugé très réactif et proche des besoins métier, avec un contact direct avec le service technique pour ajuster rapidement le référentiel et les fonctionnalités nécessaires à la certification en cours.
« Je me sens parfaitement écoutée. Je suis en contact régulier avec le service technique et Madame Naitali. Ils sont très réactifs, notamment avec l’urgence de la certification que nous allons passer prochainement : ils ont rapidement développé notre référentiel. Nous obtenons des réponses dans les plus brefs délais. »
Au quotidien, MS Qualité est utilisé sur les modules essentiels :
Dans cette logique de structuration, l’association est également en train de déployer la Gestion Électronique des Documents (GED) avec une nouvelle arborescence. Cette organisation facilite la centralisation, la recherche et le partage des informations au sein de MS Qualité.
« Nous sommes également en train de déployer la GED avec une nouvelle arborescence, distinguant les documents par établissement et les documents communs. L’objectif est de centraliser l’ensemble de la documentation dans MS Qualité. »
Les anciennes données des évaluations et des plans d’actions ont également été importées dans l’outil, garantissant la continuité des pratiques et une transition fluide pour les équipes.
« Enfin, concernant les évaluations et les plans d’actions, les anciennes données ont été importées dans l’outil. Aujourd’hui, chaque établissement élabore ses plans d’actions directement dans MS Qualité, tandis que le siège consolide les actions transversales. De mon côté, j’ai une visibilité globale sur l’ensemble des plans d’actions, ce qui me permet de construire un plan d’actions associatif cohérent et structuré. »
Note attribuée pour le logiciel : ⭐⭐⭐⭐ ★
Les principaux gains identifiés sont :
« Les fiches ARS liées aux événements indésirables graves sont intégrées directement dans l’outil, ce qui évite les ressaisies. »
Dans un contexte contraint, notamment par les échéances de certification, l’association a rapidement exprimé des besoins spécifiques pour adapter l’outil à ses usages. Ces demandes ont porté en particulier sur l’extraction et l’importation des évaluations, ainsi que sur certains ajustements fonctionnels.
La réactivité des équipes a permis une mise en œuvre rapide des évolutions, avec des délais adaptés aux enjeux opérationnels.
« Nous avons effectivement eu besoin de développements spécifiques,
notamment pour l’extraction et l’importation des évaluations dans MS Qualité. […]
Dans un contexte contraint par les délais de certification, ces demandes ont été traitées rapidement,en lien avec Madame Naitali, avec une mise en œuvre en environ un mois, ce qui témoigne d’une bonne réactivité.
La fiche ARS a également été intégrée rapidement. »
Note attribuée pour la hotline et l’accompagnement : ⭐⭐⭐⭐ ★
La relation avec GePI Conseil est jugée excellente :
« Je souhaite mettre à l’honneur les équipes techniques. Ils sont toujours à l’écoute, cherchent à bien comprendre les besoins exprimés et proposent des solutions adaptées. Leur disponibilité et leur réactivité sont particulièrement appréciées. »
Les échanges réguliers permettent d’ajuster l’outil en fonction des usages réels et des contraintes du terrain, notamment dans un contexte exigeant comme celui de la certification.
Cette proximité se traduit aussi par l’implication des utilisateurs dans des réflexions plus larges autour des évolutions du logiciel, avec la possibilité de contribuer à des projets structurants.
« J’apprécie particulièrement l’état d’esprit de co-construction, avec une volonté de faire évoluer l’outil en fonction de nos besoins. La possibilité de participer à des projets, notamment autour de l’intelligence artificielle, est également un point fort. »
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