Construire une cartographie des risques efficace en EHPAD, ESAT, IME…
L’Institut Les Tournesols est un établissement médico-social public autonome situé à Sainte-Marie-aux-Mines, en Alsace.
Composé de plusieurs établissements et services, il s’inscrit pleinement dans le champ du médico-social et de la santé, en accompagne des personnes en situation de handicap, de l’enfance jusqu’à la fin de vie, dans une logique de parcours et d’inclusion.
Avec plusieurs centaines de personnes accompagnées et une large diversité de dispositifs (hébergement, accompagnement à domicile, insertion professionnelle), l’institution s’inscrit comme un acteur majeur du médico-social sur son territoire.
Sa mission repose sur des valeurs fortes : bientraitance, respect des droits, inclusion et accompagnement individualisé des personnes.
C’est dans ce contexte exigeant, à la fois réglementaire et opérationnel, que s’inscrit le retour d’expérience d’Eléa Schirrer, Responsable Qualité Sécurité Environnement.
Dans une démarche d’amélioration continue, cet établissement a souhaité mieux structurer ses processus qualité et centraliser ses outils.
Avant la mise en place de MS Qualité, certaines pratiques reposaient encore sur des méthodes peu optimisées, notamment pour le suivi des événements et l’exploitation des données.
L’objectif était double :
Note attribuée pour le déploiement : ⭐⭐⭐⭐★
La mise en place de MS Qualité et de son volet GMAO s’est faite en cohérence avec les attentes de l’établissement. L’approche proposée a permis d’adapter le paramétrage aux pratiques existantes, tout en structurant les process.
« Le document pour le paramétrage était assez modulable, nous pouvions noter nos observations. L’équipe était ouverte à la discussion et aux besoins exprimés. »
Si le déploiement a été globalement fluide, la formation à distance a permis d’accompagner efficacement les équipes dans la prise en main du logiciel. Néanmoins, la formation à distance a pu représenter une difficulté pour certains professionnels, notamment en visio.
Notre réponse : Conscient de ces enjeux, GePI Conseil s’appuie sur un réseau de consultants capables d’adapter les modalités d’accompagnement, notamment en proposant des formations sur site lorsque cela est nécessaire. Cette flexibilité permet de mieux répondre aux contraintes terrain et aux besoins spécifiques des équipes.
Note attribuée pour le logiciel : ⭐⭐⭐⭐ ★
Très rapidement, MS Qualité s’est imposé comme un outil structurant dans la gestion des exigences réglementaires.
Le module Événements Indésirables (EI) est aujourd’hui central dans les pratiques des équipes. Il permet une déclaration simplifiée, un suivi structuré et une meilleure exploitation des données.
« Il représente un réel gain de temps par rapport à l’ancienne méthode papier. Nous pouvons rechercher les EI par établissement et type, et je reçois un email à chaque création. »
Le logiciel permet également de gérer :
En complément, certains modules de type GMAO sont utilisés, notamment pour la gestion des véhicules.
L’un des principaux bénéfices observés est la centralisation des informations dans un outil unique.
Les équipes gagnent en :
« Tout est centralisé dans un seul logiciel. Le traitement et l’analyse sont automatisés, notamment pour les enquêtes avec des graphiques directement exploitables. »
Adapté aux enjeux qualité et évolutif, il permet de gagner en efficacité et en visibilité, tout en accompagnant les équipes dans leurs pratiques.
« C’est un logiciel simple à utiliser et assez intuitif. »
Note attribuée pour la hotline et l’accompagnement : ⭐⭐⭐⭐ ★
Au-delà de l’outil, la relation avec les équipes de GePI Conseil est un point fort souligné par l’établissement.
Le support est jugé disponible et réactif, avec des délais de réponse rapides, y compris sur des sujets techniques.
« Nous recevons des réponses dans la journée, parfois même dans l’heure. »
La qualité des échanges et la précision des réponses contribuent à sécuriser l’utilisation du logiciel au quotidien.
L’établissement apprécie également la dynamique d’évolution du logiciel, qui s’inscrit dans une logique d’amélioration continue.
« Le logiciel évolue régulièrement… »
Ce témoignage a été recueilli auprès de …
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