CVS EHPAD et la démarche qualité : définition, rôle, mission et fonctionnement

Zoom sur le CVS en EHPAD

CVS EHPAD

Depuis plusieurs années maintenant, le gouvernement place la personne accompagnée au cœur de ses préoccupations. Il présente en effet une véritable volonté de transparence quant à la prise en charge des personnes, et notamment des personnes âgées, dans l’objectif d’améliorer considérablement le respect de leurs droits et la qualité des services qui leur sont proposés.

La loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale traduit ces préoccupations en consacrant une de ses sections aux droits des usagers. Celle-ci présente et définit 7 droits fondamentaux des personnes accompagnées tels que le respect de la dignité, de l’intégrité, de l’intimité et de la sécurité des personnes accompagnées, le libre choix des prestations ou encore la garantie de bénéficier d’un accompagnement personnalisé de qualité (et bien d’autres).

Pour favoriser l’exercice de ces droits, la loi propose 7 outils :

Ainsi, la loi du 2 janvier 2002 a permis de systématiser la participation des personnes accompagnées au fonctionnement des établissements et services médico-sociaux, notamment à l’aide d’instances participatives tel que le Conseil de la Vie Sociale (CVS).

Nous allons vous exposer le rôle du CVS en EHPAD, sa réglementation, ses missions et modalités de fonctionnement, ainsi que son importance dans l’évaluation externe des ESSMS.

CVS EHPAD : quelle est la réglementation ?

La loi du 2 janvier 2002 a rendu obligatoire la mise en place d’un Conseil de la Vie Sociale (CVS) dans tous les établissements proposant de l’hébergement ou de l’accueil de jour continu, ou encore une activité d’aide par le travail. 

La création d’un CVS s’est par la suite concrétisée par le décret n° 2004-287 du 25 mars 2004, faisant ainsi officiellement de l’instance un outil destiné à garantir les droits des usagers et à favoriser leur implication dans le fonctionnement de l’établissement.

Le décret du 25 mars 2004 a ensuite été complété par le décret n°2022-688 du 25 avril 2022 entré en vigueur le 1er janvier 2023. Celui-ci a notamment pour objectif de renforcer la dynamique participative de l’instance. Les modifications apportées concernent plus particulièrement :

Concrètement, qu’est-ce que le CVS ?

Le Conseil de la Vie Sociale en EHPAD donne la parole aux usagers. Il se traduit notamment par un moment d’échange, où l’on se réunit pour parler de la vie et du fonctionnement de l’établissement. Son rôle est d’associer les personnes accueillies et leurs proches au fonctionnement de leur lieu de vie, en leur donnant l’opportunité d’exprimer clairement leurs attentes et demandes.

Cette instance est également constituée des salariés de l’EHPAD et de la direction. Leur présence permet ainsi aux équipes d’être transparentes sur leur manière de travailler, et sur les décisions qu’elles prennent au quotidien. 

Conseil de Vie Sociale EHPAD

Cette instance participative permet à l’usager d’être acteur du fonctionnement de l’établissement. C’est un véritable moment d’échange, qui permet dans un même temps de créer un moment convivial où chacun peut s’exprimer, et être écouté. 

CVS EHPAD : qui y participe ?

L’objectif de cette instance est de représenter l’ensemble des personnes travaillants, vivants et participant à la vie de l’établissement. Ainsi, plusieurs personnes siègent dans ce conseil :

Conseil de Vie Sociale Les représentants des résidents/ personnes accompagnées (au minimum 2 et en fonction de la taille de l’établissement)

Note : le nombre des représentants des résidents et de leur famille doit être supérieur à la moitié du nombre total des membres du conseil.

Conseil de Vie Sociale Les représentants des familles ou des proches aidants des personnes accompagnées

Note : les représentants des familles ont pour rôle de relayer l’information auprès de la direction. Leurs coordonnées de contact doivent être disponibles à l’accueil et/ou dans le livret d’accueil de l’EHPAD.

Conseil de Vie Sociale Un représentant des représentants légaux des personnes accompagnées

Conseil de Vie Sociale Le médecin coordinateur de l’établissement

Conseil de Vie Sociale Un représentant des bénévoles accompagnant les personnes (s’il y en a)

CVS EHPAD Les représentants des professionnels

Note : pour pouvoir se présenter comme représentant du personnel, il faut avoir accumulé 6 mois d’ancienneté au sein de l’établissement.

Conseil de Vie Sociale Un représentant de l’organisme gestionnaire

CVS EHPAD Un président du conseil

CVS EHPAD Un représentant des membres de l'équipe médico-soignante

CVS EHPAD Un(e) secrétaire de séance

Note : celle-ci est désignée par et parmi les personnes accompagnées.

CVS EHPAD Un représentant de la commune d’implantation

CVS EHPADUn représentant du conseil départemental

CVS EHPADUn représentant de l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation

CVS EHPADLe représentant du défenseur des droits

CVS EHPADUne personne qualifiée au titre du L 311-5 du CASF

Comment sont élus les membres du conseil ?

La durée de mandat des élus est fixée par le règlement intérieur du CVS. Concernant les élections, les représentants des résidents sont élus par les résidents et leurs familles. Les représentants du personnel sont élus par les membres du personnel. Ils élisent ensuite le président du conseil à bulletins secrets. Le président doit obligatoirement être un résident, ou un représentant des familles.

Où trouver la personne qualifiée ?

Les personnes qualifiées sont désignées par département et champs de compétences. Il vous suffit de rechercher l’arrêté correspondant à votre département, il comprend les listes de personnes qualifiées.

Que faire en cas d’égalité des voix ?

Pour le Président du conseil, c’est le candidat le plus âgé qui est déclaré élu. Pour le représentant du personnel, on désigne la personne ayant le plus d’expérience au sein de l’établissement. Concernant les représentants des résidents, et les suppléants, on procède à un tirage au sort.

CVS EHPAD : que faire en cas de décès, de départ, ou de démission de l’un des membres ?

On élit au préalable des suppléants, qui prendront la place de la personne concernée si le départ survient peu de temps avant les réélections. S’il survient au début du mandat, alors de nouvelles élections sont organisées.

CVS EHPAD : quels sont les sujets abordés ?

Le CVS a un rôle consultatif. Il sert uniquement à aborder des thématiques concernant le fonctionnement et les sujets quotidiens de l’EHPAD. Par conséquent, il ne doit pas servir à régler des différends personnels. Les échanges doivent rester d’ordre général et peuvent aborder, selon la loi du 2 janvier 2002, les thématiques suivantes :

Le décret n°2022-688 du 25 avril 2022 précise que le conseil de la vie sociale doit désormais être associé à l’élaboration ou à la modification du projet d’établissement, et plus particulièrement concernant le volet portant sur la politique de prévention de lutte contre la maltraitance. Il inclut également le thème des droits et libertés des personnes accueillies ainsi que l’ensemble des réclamations.  

CVS EHPAD : les modalités de fonctionnement

Le CVS doit se réunir au moins trois fois par an, sur convocation du Président. Cette convocation doit être adressée à ses membres au moins 15 jours à l’avance (auparavant 8 jours). Le conseil peut également être réuni sur demande.

Émettre un avis valable

Le règlement intérieur du CVS est établi dès la première séance. Si le nombre de représentants des personnes accompagnées est inférieur à la moitié des membres, alors les avis émis lors de la réunion ne sont pas valables, l’examen de la question est reporté à une séance ultérieure.

Le relevé de conclusion

Chaque séance débouche sur la rédaction d’un relevé de conclusion par la/le secrétaire de séance. Ce relevé doit être envoyé aux autorités compétentes. Il indique les noms des membres présents lors de la réunion, l’ordre du jour, les questions passées en revue, et une liste des décisions prises. Ce relevé de conclusion doit pouvoir être consultable par les personnes qui ne sont pas membres du conseil.

De plus, le Président du conseil est chargé de rédiger un rapport d’activité annuel afin de le présenter à l’instance compétente de l’organisme gestionnaire de l’établissement. 

Le CVS et l’évaluation externe des EHPAD

Le référentiel national de la qualité commun à tous les ESSMS et publié par la Haute Autorité de la Santé (HAS) accorde une attention particulière au Conseil de la Vie Sociale. La HAS propose dans son manuel d’évaluation de la qualité, une fiche intitulée « Guide d’entretien avec les membres du CVS » pour présenter les objectifs et le déroulement de cet entretien, ainsi que les éléments à évaluer.

Celle-ci explique que, la rencontre avec les membres du CVS a pour but d’approfondir l’évaluation déjà menée, et de croiser les différents regards concernant le fonctionnement de l’ESSMS. Il s’agit d’un entretien d’environ 1 h qui doit se dérouler en salle de réunion.

Nous soulignerons ici que 10 critères concernant le CVS sont soumis à l’évaluation. Sur ces 10 critères, 3 sont évalués par un entretien avec le CVS. Les critères comprennent plusieurs éléments d’évaluation. Les 3 critères évalués par un entretien disposent d’un élément d’évaluation supplémentaire nommé « Entretien avec les membres du conseil de la vie social ». Voici les 3 critères concernés :

Il faut être très vigilent dans la préparation de l’évaluation sur la communication du CVS sur ces 3 objectifs : il faut s’assurer qu’on a informé et associé le CVS sur ces 3 sujets. Il faut obtenir la cotation maximale (4) afin de valider ces critères-là.

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Comment préparer la visite ?

Les membres du CVS peuvent se mobiliser, avant la visite d’évaluation, afin de recueillir au plus grand nombre possible l’expression des personnes qu’ils représentent, et notamment sur les sujets et critères abordés au cours de l’entretien.

En amont de l’évaluation, l’ESSMS peut choisir de réaliser une auto-évaluation, avec l’implication du CVS pour déterminer comment améliorer, favoriser leur participation à la vie de la structure. Cette auto-évaluation débouchera sur des actions d’amélioration à inscrire au plan d’action.

Les thématiques abordées pendant la rencontre avec le CVS

L’entretien entre l’évaluateur et les membres du CVS doit permettre de déterminer :

Pour résumer

Infographie CVS EHPAD

La Conseil de la vie Social (CVS) en EHPAD, doit être un lieu d’écoute et de partage. Il vise à améliorer la qualité de vie des résidents, tout en permettant aux professionnels d’être transparents sur leurs pratiques et expliquer aux personnes accompagnées les décisions prises. La représentation des personnes accueillies est systématique. Les questions abordées ne servent qu’à parler du quotidien de l’établissement. Le CVS doit être largement impliqué dans la démarche qualité de l’établissement, afin de promouvoir correctement les droits des personnes accompagnées, et favoriser l’amélioration de leur qualité de vie. 

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