Comprendre, construire et piloter son CPOM en ESSMS

Qu’est-ce qu’un CPOM ?

Le Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens (CPOM) est un contrat conclu entre un organisme gestionnaire d’établissements ou de services sociaux et médico-sociaux et une ou plusieurs autorités de tarification, généralement l’Agence régionale de santé (ARS), le Conseil départemental ou les deux ensembles.

Prévu par les articles L.313-11 et suivants du Code de l’action sociale et des familles (CASF), il organise les relations entre le gestionnaire et les financeurs sur plusieurs années, généralement pour une durée comprise entre deux et cinq ans.

Concrètement, le CPOM définit plusieurs éléments essentiels :

• Les objectifs que l’établissement ou le gestionnaire s’engage à atteindre ;
• Les ressources financières mobilisées pour y parvenir ;
• Les indicateurs qui permettront d’évaluer les résultats obtenus tout au long du contrat.

Cette approche donne davantage de visibilité aux organismes gestionnaires tout en permettant aux autorités de suivre plus facilement l’évolution de la qualité des accompagnements, de l’activité et de la situation financière des structures.

Lorsque plusieurs établissements appartiennent au même organisme gestionnaire, un CPOM peut couvrir l’ensemble du périmètre. Cette contractualisation unique facilite le dialogue avec les autorités de tarification, favorise les mutualisations et permet de construire une stratégie cohérente à l’échelle de l’association ou de la fondation.

Comment le CPOM s’est-il imposé dans le secteur médico-social ?

Le CPOM n’a pas toujours été obligatoire.

Lors de sa création par la loi du 2 janvier 2002, il était proposé aux gestionnaires qui souhaitaient sécuriser leur financement sur plusieurs années. Son utilisation était donc facultative.

À partir de 2015, plusieurs réformes ont progressivement rendu le CPOM obligatoire pour la majorité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Les EHPAD ont été les premiers concernés, suivis des établissements accompagnant des personnes en situation de handicap.

Pour les services d’aide et d’accompagnement à domicile (SAAD), le CPOM n’est pas toujours obligatoire. En revanche, il est souvent nécessaire pour bénéficier de certains financements.

Aujourd’hui, le CPOM est devenu le mode de contractualisation de référence entre les gestionnaires d’ESSMS et les autorités de tarification.

Quels établissements sont concernés ?

Aujourd’hui, le CPOM concerne notamment :

• Les EHPAD, les petites unités de vie et les accueils de jour autonomes ;
• Les établissements et services du secteur du handicap, comme les IME, ITEP, MAS, FAM, ESAT, SESSAD, SAMSAH, CAMSP ou CMPP ;
• Les services d’aide et d’accompagnement à domicile dans le cadre des dispositifs prévus par les pouvoirs publics ;
• De plus en plus de structures relevant de la protection de l’enfance ou de l’aide sociale à l’enfance.

Chaque année, les Agences régionales de santé et les Conseils départementaux établissent une programmation des futurs CPOM. Cette planification tient compte de plusieurs critères, notamment l’échéance des autorisations d’activité, les priorités du Projet régional de santé (PRS) ou encore les projets de transformation engagés par les gestionnaires.

L’objectif est d’assurer une contractualisation cohérente avec les besoins du territoire et les orientations nationales du secteur médico-social.

Que contient un CPOM ?

Même si le contenu peut varier selon les établissements et les autorités de tarification, la structure d’un CPOM reste relativement similaire. Le contrat repose sur un diagnostic partagé entre le gestionnaire et les financeurs, puis décline des objectifs, des indicateurs de suivi et les moyens mobilisés pour les atteindre.

L’ensemble constitue une véritable feuille de route pour les années à venir.

Un diagnostic partagé pour définir les priorités

Avant toute négociation, le gestionnaire et l’autorité de tarification réalisent un état des lieux de la structure. Ce diagnostic permet d’identifier les forces de l’établissement, les difficultés rencontrées et les axes d’amélioration.

Il s’appuie généralement sur plusieurs sources d’information :

• Les évaluations de la HAS ((définissent les points forts et les points faibles de l’établissement à partir des critères de qualité et de sécurité des soins);
• Le tableau de bord de la performance (regroupe les indicateurs de performance publiés par l’agence d’intervention et de conseil publique (ANAP) pour évaluer le fonctionnement et les résultats des établissements);
• Le formulaire FLASH (enquête permettant de recueillir rapidement des informations sur une thématique ou une situation spécifique au sein de l’établissement);
• Les données d’activité (regroupent les activités de l’établissement et les résultats obtenus, tels que le nombre de séjours, de consultations, le taux d’occupation, l’activité par service ou les indicateurs d’activité)
• Les projets de transformation déjà engagés (recensent les actions et projets d’amélioration ou de réorganisation déjà mis en œuvre ou en cours au sein de l’établissement).

Définir chaque point

L’objectif n’est pas de dresser un simple bilan, mais de partager une vision commune des enjeux qui devront être traités pendant toute la durée du contrat.

Des objectifs limités mais mesurables

L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à vouloir intégrer un trop grand nombre d’objectifs dans un CPOM.

En pratique, les autorités de tarification privilégient désormais quelques engagements clairement définis plutôt qu’une longue liste difficile à suivre.

Ces objectifs peuvent porter, par exemple, sur :

• L’amélioration de la qualité de l’accompagnement ;
• Le développement de l’inclusion et des parcours des personnes accompagnées ;
• L’évolution de l’offre de services ;
• La maîtrise de l’activité ;
• Le renforcement de la prévention des risques ;
• L’amélioration des indicateurs de performance.

Chaque objectif est associé à des indicateurs permettant d’évaluer les résultats obtenus au fil des années.

Dans cette démarche, le CPOM est un outil important qui permet aux établissements de définir des actions concrètes en faveur de l’inclusion et d’en assurer le suivi.

Comment élaborer et piloter un CPOM ?

La préparation d’un CPOM ne se résume pas à la rédaction d’un contrat. C’est un véritable projet qui mobilise la direction, les équipes, les services financiers et les autorités de tarification pendant plusieurs mois.

En moyenne, il faut compter entre neuf et douze mois entre les premiers échanges et la signature du contrat.

Les 6 étapes d’un CPOM en ESMS

Étape 1 – Préparer le projet de CPOM

La première étape consiste à constituer le dossier de préparation. L’organisme gestionnaire réalise un diagnostic de ses établissements (activité, ressources humaines, situation financière, qualité des accompagnements, besoins du territoire) afin de disposer d’une vision globale avant d’engager les échanges avec les autorités de tarification.

Étape 2 – Organiser la concertation

Le gestionnaire engage un dialogue avec les parties prenantes concernées : direction, équipes, instances représentatives, Conseil de la Vie Sociale (CVS) et autorités de tarification (ARS et/ou Conseil départemental). Cette concertation permet de partager les enjeux et de définir les grandes orientations du futur contrat.

Étape 3 – Négocier les objectifs et les moyens

Une phase de négociation est ensuite menée avec les autorités compétentes. Elle porte sur les objectifs stratégiques, les évolutions de l’offre d’accompagnement, les indicateurs de suivi ainsi que les moyens financiers et organisationnels nécessaires à leur mise en œuvre.

Étape 4 – Formaliser et signer le contrat

Les engagements réciproques sont retranscrits dans le CPOM. Le document précise notamment les objectifs pluriannuels, les indicateurs d’évaluation, les modalités de financement, les conditions de suivi et la durée du contrat (généralement conclue pour une période de cinq ans). Une fois validé par les différentes parties, le CPOM est signé.

Étape 5 – Mettre en œuvre et assurer le suivi

Pendant toute la durée du contrat, le gestionnaire déploie les actions prévues et suit les indicateurs définis. Des échanges réguliers avec l’ARS et/ou le Conseil départemental permettent d’évaluer l’avancement des objectifs et d’ajuster les actions si nécessaire.

Étape 6 – Réaliser le bilan et préparer le renouvellement

À l’issue du CPOM, un bilan global est réalisé afin d’évaluer les résultats obtenus, les objectifs atteints et les axes d’amélioration. Cette évaluation sert de base à la préparation d’un nouveau contrat pluriannuel et à la définition de nouvelles priorités.

Le CPOM s’appuie sur la démarche qualité

Depuis la réforme de l’évaluation portée par la Haute Autorité de santé, la qualité occupe une place centrale dans le fonctionnement des ESSMS. Le CPOM s’inscrit pleinement dans cette logique.

Le diagnostic initial repose largement sur les éléments déjà produits par l’établissement : résultats des évaluations HAS, plan d’actions qualité, analyse des événements indésirables, cartographie des risques, suivi des réclamations ou encore indicateurs de performance.

Autrement dit, un établissement qui dispose d’un système qualité structuré aborde généralement son CPOM dans de meilleures conditions.

Les données sont disponibles, les résultats peuvent être objectivés et les axes de progression sont déjà identifiés. Les échanges avec l’ARS ou le Conseil départemental reposent alors davantage sur des éléments factuels que sur des déclarations d’intention.

À l’inverse, un établissement qui ne suit pas régulièrement ses indicateurs risque de rencontrer davantage de difficultés pour démontrer ses besoins ou valoriser les actions déjà engagées.

Le CPOM ne constitue donc pas une démarche supplémentaire venant s’ajouter aux obligations existantes. Il s’appuie au contraire sur l’ensemble des outils de pilotage déjà présents dans l’établissement et leur donne une cohérence d’ensemble.