La gestion de crise est un ensemble de pratiques et de stratégies mises en place pour faire face à des événements imprévus qui peuvent menacer la sécurité, la santé ou la continuité des services au sein d’une organisation.
Dans les Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS), les risques se sont diversifiés et intensifiés ces dernières années, avec des menaces telles que le terrorisme, les crises climatiques et surtout la pandémie de COVID-19. Cette dernière a révélé l’urgence de renforcer les dispositifs de gestion de crise pour faire face aux épidémies et autres situations sanitaires exceptionnelles, tout en garantissant la sécurité des résidents et du personnel.
Le Plan Bleu joue un rôle central dans cette démarche de sécurisation. Plus qu’un simple protocole, il est un véritable outil d’amélioration de la qualité des services, garantissant la continuité des soins et une protection optimale en cas de crise. Sa fonction préventive et organisationnelle permet d’anticiper les risques et de coordonner une réponse adaptée et rapide. Au plus fort de la crise du COVID-19, ce plan s’est révélé indispensable pour structurer les mesures d’isolement, gérer les ressources médicales, et maintenir les soins tout en protégeant les résidents des risques sanitaires.
Cet article explorera les aspects clés du Plan Bleu, en commençant par son origine, les cinq étapes de son élaboration, les critères d’évaluation de la Haute Autorité de Santé (HAS), et le rôle déterminant qu’il joue dans la prévention et la gestion des crises.
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Risques professionnels et DUERP en ESSMS : agir concrètement !
Animé par Céline CAILLON
Consultante et formatrice GePI Conseil
Le plan bleu, c’est quoi ?
Origine du Plan Bleu
Initialement conçu pour les Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), le plan bleu s’adresse aujourd’hui à tous les établissements sociaux et médico-sociaux. En effet, depuis 2007, les établissements accueillant des personnes en situation de handicap sont soumis à cette même obligation.
L’article L. 311-8 du Code de l’action sociale et des familles liste les ESMS qui doivent se préparer aux situations sanitaires exceptionnelles, et inscrire le plan de gestion de crise dans le projet d’établissement :
Les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (comme les EHPAD) ;
Les établissements et services médico-sociaux (ESSMS) offrant hébergement et soins ;
Les établissements pour enfants et adultes en situation de handicap
Les établissements expérimentaux
Les établissements et services de réorientation professionnelle
Ainsi que les établissements lits halte soins santé et lits d’accueil médicalisés.
Le Plan Bleu est conçu pour anticiper, structurer et répondre efficacement à une crise en assurant la continuité des soins et la sécurité des résidents. Il distingue deux types de crises :
Les crises d’origine interne : liées à des problèmes de gestion de l’établissement. Cela peut inclure une mauvaise organisation, un manque de ressources, ou des erreurs administratives. Les problèmes de personnel (effectif insuffisant) sont également fréquents, ainsi que des problèmes de sécurité (locaux anciens) ou des problèmes financiers.
Les crises d’origine externe : comme des catastrophes naturelles (inondation ; tremblement de terre ; incendie), des pandémies, risques nucléaires + proximité d’usine à risque (à vérifier)…
Le Plan Bleu est ainsi au cœur des stratégies de prévention et de gestion des risques majeurs dans les établissements médico-sociaux.
À titre d’exemple, en France, l’été 2003 a été marqué par une forte vague de chaleur qui a causé un excès de mortalité puisque le pic de chaleur a provoqué plus de 15 000 morts parmi les personnes âgées. Cela a révélé une insuffisance dans les dispositifs de prévention et de prise en charge des situations d’urgence.
En réponse à cette crise, les pouvoirs publics ont introduit, depuis l’été 2004 le système d’alerte canicule et santé (SACS), mais également le Plan Bleu, imposé par l’arrêté du 7 juillet 2005.
Que doit contenir le plan bleu ?
Cet arrêté du 7 juillet 2005 exige que les établissements disposent d’un Plan Bleu incluant les éléments suivants :
Un référent, pouvant être un directeur, un médecin coordinateur ou un responsable, qui doit être désigné et communiqué à l’Agence Régionale de Santé ainsi qu’aux services du Conseil départemental ;
La mise en place d’une convention avec un établissement de santé proche définissant les modalités de coopération ;
Les recommandations de bonnes pratiques préventives en cas de canicule à destination du personnel ;
Un protocole sur les modalités d’organisation de l’établissement en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence.
Les objectifs du plan bleu en EHPAD
Le Plan Bleu poursuit trois objectifs :
Assurer la continuité des soins
L’un des objectifs du Plan Bleu est d’assurer la continuité des soins, même en situation de crise Il est impératif que la qualité des soins prodigués aux résidents soit maintenue quelles que soient les circonstances. Cela implique une adaptation des protocoles de soins aux conditions spécifiques de la crise, qu’il s’agisse de fortes chaleurs, de pannes d’électricité ou d’autres situations d’urgence.
La disponibilité continue des ressources médicales, telles que les médicaments, le matériel médical et le personnel soignant, doit être garantie. Pour ce faire, les structures doivent élaborer et maintenir à jour un Plan de Continuité d’Activité (PCA).
Gérer les risques des personnes accompagnées
Un autre objectif clé du Plan Bleu est de protéger les résidents en anticipant et en prévenant les risques auxquels ils peuvent être exposés. Pour cela, il est essentiel de mettre en place des protocoles clairs et détaillés qui définissent les actions à entreprendre en cas de crise.
Par exemple, en cas de canicule ou de grand froid, des dispositifs spécifiques sont déployés pour protéger les personnes vulnérables. Cette gestion proactive repose sur une évaluation continue des situations et des risques potentiels, permettant d’adapter les réponses en fonction des besoins individuels, tout en respectant le principe fondamental de prévention des risques.
Les protocoles couvrent différents scénarios (canicules, pannes d’électricité, autres urgences) et prévoient des mesures spécifiques, telles que des ajustements d’horaires pour éviter les heures de forte chaleur, la promotion de l’hydratation régulière, et l’assistance psychologique pour aider les résidents à mieux gérer le stress des situations d’urgence. Un environnement sûr et bienveillant est ainsi préservé.
Maîtriser les risques du personnel
Enfin, le Plan Bleu vise également à protéger le personnel en prévenant les risques et en minimisant les impacts négatifs des situations d’urgence. Cela commence par une identification et une évaluation rigoureuse des risques spécifiques auxquels le personnel peut être exposé.
Il inclut des procédures pour limiter l’épuisement professionnel, la surcharge de travail et les risques d’accidents ou de contaminations. La formation régulière des équipes aux gestes de prévention et la sensibilisation aux risques sont des composantes clés de ce dispositif, permettant au personnel d’être mieux préparé et protégé lors des situations d’urgence.
Origine du Plan Bleu
Par ailleurs, la prévention des risques est un pilier central pour les ESSMS, comme en témoigne le référentiel d’évaluation de la HAS qui met l’accent sur la thématique « Démarche qualité et gestion des risques ». En effet, une démarche de qualité couplée à une gestion efficace des risques permet non seulement de réagir aux crises mais aussi de les anticiper, offrant ainsi une meilleure sécurité aux résidents et au personnel. L’application du Plan Bleu et du PCA s’inscrit pleinement dans cette démarche de prévention et d’amélioration continue, garantissant un environnement de soins réactif et résilient.
Plan bleu ehpad : les 5 étapes clés
Les 5 étapes présentées ci-dessous sont tirées du guide d’aide à l’élaboration du Plan Bleu en EHPAD , conçu pour renforcer la gestion des crises et assurer la continuité des soins.
Étape 1 : Former une équipe dédiée
Pour l’élaboration du Plan Bleu, le directeur doit s’appuyer sur une équipe projet. Il est préférable que cette équipe soit constituée de membres de la direction, du personnel soignant, du personnel administratif, de représentants des résidents et obligatoirement du médecin coordonnateur.
Si toutefois l’établissement n’a pas de médecin coordonnateur, il est recommandé que le Plan Bleu soit rédigé avec le médecin libéral qui s’occupe de la structure.
L’équipe projet est en charge de :
L’élaboration et la mise à jour du Plan Bleu (l’actualisation peut se faire au besoin et au minimum une fois par an) ;
La présentation du Plan Bleu devant le Conseil de la Vie Sociale, ou toute autre instance, comme la participation des résidents et des familles ;
La diffusion du plan bleu par l’ensemble des professionnels de l’établissement et des résidents ;
L’organisation d’exercices de bon fonctionnement.
Une fois élaboré, le Plan Bleu doit être présenté à l’ensemble du personnel et accessible à tous.
Pour compléter son efficacité des exercices annuels doivent être pratiqués. Chaque modification devra être envoyée à la délégation départementale de l’ARS.
Étape 2 : Identifier et évaluer les risques et menaces
Il est crucial de répertorier et d’analyser les risques potentiels auxquels l’établissement pourrait être confronté. Pour cela, chaque établissement mène une démarche méthodologique d’identification, d’analyse et de hiérarchisation des risques et menaces.
La structure peut s’appuyer sur des sources internes grâce à l’historique des événements indésirables qui se sont produits et qui ont eu des répercussions sur l’établissement.
Elle peut également s’appuyer sur des sources externes telles que le dispositif ORSAN de l’Agence Régionale de Santé (ARS), ainsi que le Schéma Départemental d’Analyse et de Couverture des Risques (SDACR).
Les risques et menaces reconnus doivent être priorisés. L’objectif est de cartographier les risques selon deux critères : la fréquence et la gravité. Cela permettra d’élaborer un plan de réponse pour chaque risque identifié.
Note : il est compliqué pour un établissement d’anticiper TOUS les risques.
Étape 3 : Évaluation des capacités de réponse
Une fois les risques identifiés, il faut évaluer les capacités de réponse de l’établissement. Cela implique de recenser les ressources matérielles et humaines disponibles et de prévoir les équipements nécessaires, comme :
Les capacités d’accueil : nombre de places en hébergement permanent et temporaire, en accueil de jour ou de nuit, capacité des locaux…)
La typologie de la population selon le groupe iso-ressources (GIR)
Le personnel de l’établissement : l’effectif et les différentes catégories professionnelles.
Les moyens matériels disponibles au sein de l’établissement
L’autonomie énergétique (présence ou non de groupes électrogènes, nombre d’heures d’autonomie, etc.) et alimentaire (nombre de jours d’autonomie des stocks minimaux de nourriture et d’eau).
Toutes ces informations doivent être recensées dans une fiche appelée « Fiche de présentation de l’établissement » et être transmises à l’Agence Régionale de Santé (ARS). Celle-ci doit être mise à jour régulièrement, puisqu’elle permet à l’établissement de connaître ses ressources, mais également à l’ARS de savoir avec précision les capacités d’accueil et de prise en charge pour le dispositif ORSAN.
Étape 4 : Planifier la réponse aux situations de crise
La quatrième étape consiste à élaborer des protocoles détaillés pour chaque type de crise identifié.
L’établissement instaure une organisation interne structurée pour répondre à tous les risques identifiés en fonction de leur priorité.
Cette organisation repose sur trois éléments :
L’élaboration des procédures de déclenchement et de levée de l’alerte.
La mise en place d’une cellule de crise dirigée par le directeur de l’établissement.
La mise en place d’outils pour fournir une réponse.
Élaboration des procédures de déclenchement et de levée de l’alerte
Le directeur de l’établissement établit à l’avance toutes les procédures de déclenchement et de levée d’alerte. Les critères de signalement et les procédures de gestion de l’information doivent être connus de l’ensemble du personnel.
Pour une gestion rapide des alertes sanitaires, chaque établissement doit mettre en place un point de contact unique, accessible 24h/24 et 7j/7, via un numéro et une boîte mail. Ce point de contact doit être soutenu par une organisation interne et des procédures adaptées.
Le déclenchement du plan bleu peut avoir deux origines :
Soit de l’établissement, lors d’une crise interne ou d’un incident extérieur ;
Soit des autorités, en cas de crise extérieure (ARS et/ou préfet).
Le directeur de l’établissement doit signaler immédiatement au directeur général de l’ARS et au président du Conseil Départemental toute menace imminente pour la santé publique ou toute supposition de menace sanitaire grave.
Si nécessaire, il déclenche le Plan Bleu et active la cellule de crise.
Lors de l’activation du plan bleu, il informe tout le personnel, les représentants du personnel, les résidents et leurs proches, ainsi que le CVS. L’information doit être adaptée à l’interlocuteur.
Lors de la levée du dispositif, toutes les personnes concernées doivent être informées (en principe la personne chargée de la communication).
Mise en place d’une cellule de crise
En situation d’urgence, une cellule de crise est mise en place. Elle devient l’unique organe de décision et de coordination de l’établissement. Sa composition, ses missions, son organisation et son fonctionnement doivent être préalablement définis pour permettre une activation rapide.
La cellule de crise doit obligatoirement comprendre :
Le directeur ou son représentant ;
Un responsable santé ;
Un responsable des services techniques et logistiques ;
Un responsable communication : chargée de communiquer avec les autorités, l’ARS, la gendarmerie, les organismes de secours, etc.
Les principales missions de la cellule de crise sont :
Analyser la situation, évaluer les risques et les conséquences potentielles ;
Mettre en place un plan d’actions dès l’alerte, en sécurisant les personnes, en respectant leurs droits, et en communiquant de manière appropriée, notamment avec le conseil de la vie sociale ;
Organiser la fin de la gestion de crise.
Une fois activée, la cellule de crise se réunit rapidement autour du directeur dans une salle dédiée, équipée de tout le nécessaire : table, connexion réseau, ligne téléphonique. Les équipements doivent être testés régulièrement. La salle de crise doit contenir :
La liste du personnel avec leurs coordonnées ;
Les contacts des autorités ;
Les contacts des structures sanitaires, sociales et médico-sociales de proximité, y compris les services de secours et d’urgence ;
Les contacts des médecins traitants, des familles et/ou des représentants légaux ;
Les contacts des principaux fournisseurs d’électricité, de gaz et d’eau potable… ;
La fiche de présentation de l’établissement ;
Les plans des bâtiments et les procédures d’intervention ;
Les contacts des services funéraires ainsi que des services de transports.
Mise en place des outils de réponse
L’établissement peut préparer divers outils pour gérer les crises efficacement. Ces outils sont soit génériques (applicables à toute crise, comme une évacuation), soit spécifiques (adaptés à des risques particuliers, comme un risque infectieux). Ils peuvent être utilisés indépendamment ou simultanément, et doivent être adaptés aux spécificités de l’établissement et de la crise.
Étape 5 : Plan de formation et d’entraînement pour la gestion des crises & retour d’expérience
Plan de formation annuel (PAF)
Il est essentiel d’élaborer un plan de formation complet pour améliorer la gestion des crises. Ce plan doit inclure des sessions pratiques sur les gestes de premiers secours, les soins d’urgence, ainsi que des modules dédiés aux Situations Sanitaires Exceptionnelles (SSE), à destination de tout le personnel. La sensibilisation à la prévention des crises, au repérage des signaux faibles et à la conduite à tenir en cas de crise ou de SSE est indispensable pour une réponse efficace et coordonnée, afin d’éviter des décisions ou comportements inappropriés.
Chaque acteur doit connaître l’organisation de la réponse mise en place au sein de son établissement, ainsi que son rôle et ses responsabilités en cas d’activation du Plan Bleu. Ces informations doivent être communiquées aux nouvelles recrues, et faire l’objet d’actualisations, au moins une fois par an.
Une formation spécifique doit être prévue pour les membres de la cellule de crise, les familiarisant avec les procédures et les responsabilités liées à leur rôle, idéalement à travers des scénarios réalistes simulant des situations de crise.
La mutualisation des formations peut également être envisagée pour une optimisation des ressources et une meilleure coordination entre établissements.
Programme annuel
En parallèle, un programme annuel d’exercices et d’entraînements doit être mis en place pour évaluer la pertinence des procédures du plan bleu. Ces exercices, qu’ils soient annoncés ou non, doivent être dirigés par le directeur d’établissement pour tester les réactions des acteurs impliqués et identifier des axes d’amélioration.
Un exercice de gestion de crise peut être global ou partiel, qu’il teste l’ensemble ou seulement une partie du dispositif. Chaque établissement doit, au minimum, tester une fois par an le système d’alerte ainsi que le fonctionnement de la cellule de crise. Ces exercices sont essentiels, car l’efficacité du Plan Bleu repose sur la bonne exécution de ces deux éléments clés.
Retour d’expérience
Enfin, chaque exercice ou situation de crise réelle doit faire l’objet d’une analyse de retour d’expérience (RETEX). Cette démarche vise à identifier les points forts et les axes d’amélioration des procédures. Elle comprend la collecte de données auprès des participants, leur analyse, l’élaboration d’un plan d’action avec des recommandations, et la valorisation des leçons apprises auprès des parties prenantes.
Zoom sur l’évaluation HAS
Le référentiel d’amélioration de la qualité commun à tous les ESSMS et centré sur la personne accompagnée prévoit plusieurs critères concernant la gestion de crise. Ces critères appartiennent au chapitre 3 du référentiel, consacré à l’ESSMS, dans la thématique « Démarche qualité et gestion des risques ».
Il s’agit plus particulièrement de l’objectif 3.14 « L’ESSMS est doté d’un plan de gestion de crise et de continuité de l’activité ». Cet objectif prévoit 4 critères :
Critère 3.14.1 « L’ESSMS définit, avec les professionnels, un plan de gestion de crise et de continuité de l’activité et le réactualise régulièrement. » (Critère impératif)
Cela inclut la constitution d’une équipe projet et la mise à jour annuelle du plan de gestion de crise.
Critère 3.14.2 « L’ESSMS communique son plan de gestion de crise en interne et en externe. » (Critère impératif)
Le plan doit être communiqué à l’ensemble du personnel, et chaque mise à jour doit être transmise à l’ARS (Agence Régionale de Santé). Les éléments d’évaluation incluent des entretiens avec l’ESSMS et des consultations documentaires.
Critère 3.14.3 « Les professionnels participent aux exercices et aux retours d’expérience partagés, organisés par l’ESSMS. »
Notamment par des programmes annuels d’exercices et des RETEX (retours d’expérience).
Critère 3.14.4 « Les professionnels sont régulièrement sensibilisés et/ou formés à la gestion de crise. »
Notamment par le biais du plan de formation annuel.
Plan bleu : synthèse
Élaborer un Plan Bleu est un processus complexe mais essentiel pour garantir la sécurité et le bien-être des résidents. En suivant les cinq étapes clés – former une équipe dédiée, identifier et évaluer les risques, estimer et préparer les ressources nécessaires, planifier la réponse aux situations de crise, et s’entraîner régulièrement – les établissements peuvent se préparer efficacement aux situations d’urgence. Il est important de mettre en place des pratiques de gestion de crise robustes et de continuer à s’améliorer grâce à l’analyse des retours d’expérience. L’engagement de tous les acteurs, du personnel soignant aux résidents et leurs familles, est indispensable pour le succès du Plan Bleu.
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